Jak wdrożyć platformę B2B w tydzień

Platforma B2B – gotowa czy dedykowana?

Wszystko zależy od tego, czy zdecydujesz się na gotową platformę B2B czy na dedykowane rozwiązanie, szyte na potrzeby Twojej firmy. Oba podejścia mają swoje zalety i wady, jednak jedno jest pewne – wybierając system, który jest gotowy – oszczędzasz wiele czasu – swojego i Twoich pracowników.

Wdrożenia dedykowane mogą trwać nawet rok. Wynika to z faktu, że każdy aspekt systemu jest konsultowany, projektowany i przygotowywany zgodnie z wymaganiami klienta. Dla Ciebie oznacza to konieczność osobistego zaangażowania się mocno w cały proces, na każdym jego etapie. Niewykluczone, że również wiele osób z Twojego zespołu będzie potrzebnych, by konsultować istotne dla firmy kwestie, określać wymagania i opiniować propozycje dostawcy oprogramowania. 

Niezwykle istotne będzie również to, czy świetnie znasz potrzeby Twoich klientów. To oni będą w przyszłości korzystać z platformy. Jeśli opierasz się jednak jedynie na przypuszczeniach, a nie na wynikach rozmów i badań przeprowadzonych wśród klientów, możesz utracić całą korzyść z dedykowanego wdrożenia. 

Przyda się również świeża analiza konkurencji oraz rozwiązań, które dostarcza swoim klientom. To pozwoli znaleźć jej słabe punkty i określić Twoją  unikalną propozycję sprzedaży (Unique Selling Proposition), która wyróżni Cię na rynku.

Nie wiedząc dokładnie, co chcesz osiągnąć po wykonaniu wdrożenia, może okazać się, że wiele miesięcy pracy nie zaowocuje platformą, która naprawdę jest dostosowana do potrzeb Twoich klientów i pracowników. Może się okazać, że będzie ona zbliżona do gotowej platformy, którą można było wdrożyć szybko i przy dużo niższym koszcie uruchomienia. 

Możliwość szybkiego sprawdzenia, czy klienci będą chcieli korzystać z opcji zamawiania online, bez ponoszenia dużych kosztów i wielu godzin pracy kluczowych osób w firmie – to argumenty, które sprawiają, że platformy B2B dostępne w modelu SaaS są tak chętnie wybierane na początek przygody ze sprzedażą online w kanale B2B. Stają się one również polem do badania potrzeb klientów w zakresie sprzedaży online oraz punktem wyjścia do precyzowania dodatkowych, dedykowanych funkcji, które w przyszłości mogą pojawić się przy tworzeniu dedykowanej platformy.

Platforma B2B – zintegrowana z ERP?

Kolejna, bardzo istotna kwestia, która zadecyduje o tym jak szybko przebiegnie wdrożenie, oraz czy będzie ono dobrą bazą do dalszego rozwoju Twojego biznesu, dotyczy integracji z aktualnie posiadanym systemem sprzedażowo-magazynowym. 

Platforma zintegrowana z ERP ma ogromne zalety – daje Ci możliwość wykorzystania informacji, które masz już w systemie i pokazania ich na platformie. Oznacza to brak konieczności przepisywania istotnych danych o towarach z jednego systemu do drugiego (nazw, opisów, cen, stanów magazynowych). Są one przesyłane automatycznie, ani Ty ani Twoi pracownicy, nie musicie ich aktualizować – każda zmiana w ERP skutkuje aktualizacją danych wyświetlanych użytkownikom. 

Posiadając dostęp do bazy towarowej z ERP wybierasz tylko, które produkty chcesz sprzedawać online i tworzysz dla nich drzewo kategorii. Po wykonaniu tych czynności, dodaniu regulaminu i polityki prywatności – możesz ruszyć ze sprzedażą. To jest niezbędne minimum działań, które zabiera nie więcej niż kilka dni pracy.

Przy integracji możliwe jest wyświetlanie indywidualnej polityki cenowej na kontach klientów w internecie. Mogą składać zamówienia zgodnie z ich cennikiem, a zamówienia te automatycznie zostaną utworzone w systemie ERP. Znów – nie ma tu potrzeby wykonywania dodatkowych importów i eksportów, czy przepisywania zamówień ręcznie. Klienci widzą również swoje rozrachunki, na bieżąco śledzą swoje limity kredytowe, mogą pobrać faktury przez internet. To tylko część korzyści – ale na tyle kluczowa i obrazowa, by zrozumieć, że platforma B2B bez integracji będzie bardziej obciążać Twój biznes, niż go wspierać i automatyzować.

Przy braku integracji musisz samodzielnie zasilić platformę we wszystkie dane (najczęściej uzupełniając je w panelu administracyjnym lub przygotowując odpowiednie importy). Jest to dużo dłuższy proces, niż przesłanie danych do platformy z bazy systemu ERP.

Wdrożenie z planem, czy bez?

Zapewne domyślasz się już, że wcześniejsze przygotowanie się do wdrożenia wpłynie na to, czy przebiegnie sprawnie, czy też z przestojami i nieprzyjemnymi niespodziankami, które opóźnią cały proces.

Niezależenie od tego, czy wybierasz platformę dedykowaną, czy gotową, pewne tematy warto przemyśleć zanim dojdzie do wdrożenia.

Poniżej zamieszczam listę pytań, na które warto sobie odpowiedzieć:

1. Kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie i obsługę platformy? Wyznaczenie osoby czuwającej nad nową platformą, jej działaniem i dalszym rozwojem, będzie mocno wpływało na to, czy inwestycja okaże się opłacalna a projekt zakończy się sukcesem.
2. Czy stany magazynowe dla towarów na platformie B2B mają być sumowane z wielu magazynów? Czy będzie jeden, wydzielony magazyn do obsługi sprzedaży online?
3. Jak ma być prezentowany stan magazynowy – opisowo czy liczbowo? A może nie masz na stanie towarów, które chcesz prezentować po stronie internetu i chcesz pokazywać wszystkie towary jako dostępne? 
4. Być może są jakieś towary, które będą dostępne jedynie na specjalne zamówienie? Warto to mieć na uwadze podczas wdrożenia i odpowiednio takie produkty prezentować.
5. Na jaki magazyn mają spływać zamówienia z platformy B2B?
   Z jakiej skrzynki pocztowej będzie następowała obsługa zamówień
   i klientów platformy B2B?
6. Czy wszystkie towary, które chcesz prezentować w internecie, posiadają przygotowane opisy, zdjęcia? Platforma sprzedaży internetowej bez zdjęć prezentuje się źle i nie zachęca do składania zamówień – jeśli zatem brakuje Ci zdjęć – postaraj się je zgromadzić przed wdrożeniem systemu B2B. Opisy w branży B2B często są pomijane, gdyż kontrahenci wiedzą, czego potrzebują i najczęściej zamawiają te same, znane im już produkty. Mimo to, warto prezentować ich opisy dla nowych kontrahentów, oraz przy poszerzaniu asortymentu o nowe pozycje. Twoi partnerzy biznesowi będą mieli szansę się z nimi zapoznać i oferować je potem swoim klientom. Jeśli do tego zależy Ci na pozycjonowaniu – nie ma o czym mówić – czas usiąść i przygotować opisy, bo one mają ogromne znaczenie i mogą zadecydować, czy platforma pokaże się na pierwszej stronie wyników wyszukiwania, czy też nie.
7. Zastanów się, czy będziesz obsługiwać również klientów zza granicy? W jakich walutach chcesz sprzedawać? W jakich krajach? Na jakie języki chcesz przetłumaczyć platformę? Czy masz przygotowane opisy produktów w językach, na których Ci zależy? Czy treść regulaminu, polityki prywatności oraz stron informacyjnych również masz przygotowane w wybranych przez siebie językach? Czy sprawdziłeś sytuację prawną w krajach, w których chcesz rozpocząć sprzedaż? Być może są tam inne zasady, wymagania, z którymi powinieneś się zapoznać.
8. Przemyśl jakie możliwości dostaw będziesz oferować na platformie.
9. Przeanalizuj, jak będzie wyliczany koszt każdego ze sposobów dostawy. Czy przewidujesz darmową dostawę? Na jakich warunkach?
10. Przemyśl, jakie sposoby płatności za zamówienia zaoferujesz swoim kontrahentom. Czy chcesz wyświetlać ich limity kredytowe? Czy będziesz stosować komunikaty przypominające o niezapłaconych fakturach? Czy chcesz zablokować możliwość składania zamówień, do czasu uregulowania zaległych płatności?
11. Czy chcesz chronić swoje zdjęcia poprzez nałożenie na nie znaku wodnego? Jeśli tak, to w jakim miejscu miałby się pojawić (na środku zdjęcia, w wybranym rogu)? Jak bardzo ma być wyraźny?
12. Czy na platformie chcesz prezentować produkty o różnych rozmiarach, kolorach, wariantach? Czy każdy wariant ma być prezentowany jako osobny produkt? Może mają być zgrupowane na jednej karcie towaru, na której można wybrać konkretny wariant oglądanego produktu? Być może wolisz, aby na listach pokazany był model z możliwością pokazania dostępnych wariantów? 
13. Czy platforma ma być otwarta czy zamknięta? Jeśli ją otworzysz – zaprezentujesz asortyment każdemu użytkownikowi, który na tę witrynę trafi. Nie zobaczy on cen (chyba, że katalogową – to też musisz przemyśleć), nie zobaczy stanów magazynowych, a bez założenia konta w systemie – nie złoży zamówienia. Warto jednak pokazywać ten asortyment, ponieważ dzięki temu platforma pozycjonuje się w wyszukiwarkach, coraz więcej osób trafia na witrynę, a Ty możesz zyskać nowych kontrahentów. Zamykając platformę, każdy kto odwiedzi stronę, zobaczy jedynie formularz logowania. Być może ten model dostępu do platformy jest dla Ciebie najbardziej odpowiedni. Decyzja należy do Ciebie.
14. Czy do koszyka można będzie dodać również te towary, których nie ma na magazynie? Czy pozwolisz na składanie zamówień, mimo przekroczonych stanów magazynowych?
15. Czy na platformie będzie można zamawiać w wielu jednostkach miar?

To wiele ważnych pytań, na które trzeba znać odpowiedź, aby wdrożenie odbyło się sprawnie i bez niespodzianek. Nie wyczerpuje ona na pewno wszystkich tematów. Mam jednak nadzieję, że zwraca uwagę na to, by poświęcić kilka godzin na przemyślenie kluczowych aspektów, wiążących się z wdrożeniem platformy sprzedaży online w Twoim biznesie. Na tym etapie możesz poprosić o pomoc osoby, które stworzyły i wdrażają wybraną przez Ciebie platformę. Chętnie podzielą się z Tobą swoją wiedzą oraz doświadczeniem. Wspólnie rozprawicie się z tą listą bardzo szybko.

Podsumowując

Jeśli chcesz szybko wystartować ze sprzedażą online dla klientów B2B, wybierz gotową platformę zintegrowaną z Twoim ERP. Ważne, by była bogata funkcjonalnie, choć prawdopodobnie, z racji na swoją standardową formę, nie będzie miała wszystkich funkcji, które byłyby przydatne w Twojej specyficznej branży/niszy.

Będzie za to dobrą bazą do określenia potrzeb i wymagań wobec takiej dedykowanej  platformy w przyszłości. Pozwoli również na przygotowanie organizacji do obsługi nowego kanału sprzedaży i będzie dużym udogodnieniem dla Twoich kontrahentów. Słuchając ich opinii i reakcji, ocenisz, czy tak naprawdę wszystkie dodatkowe funkcje, są tak istotne z punktu widzenia tych najbardziej zainteresowanych – czyli klientów.